I progetti degli interventi devono arrivare in Regione entro x mesi dalla data di sottoscrizione dell’accordo di programma cui quell’intervento si riferisce, pena la revoca del finanziamento.
Questo processo permette di controllare tale scadenza per avvisare i RUP in prossimità della stessa: quando un intervento si avvicina alla scadenza, viene inviata una notifica interna per informare dell'imminente scadenza e permettere quindi la notifica al RUP.
Il processo si attiva programma per programma, utilizzando il flag Sottoporre a processo di ammissione al finanziamento della scheda programma e si applica a tutti gli interventi del programma dove la Data di arrivo progetto in RER è preventiva o non indicata.
Per la corretta gestione del processo occorre configurare alcuni parametri:
- Giorni per invio progetto: numero massimo di giorni che devono intercorrere dalla data di sottoscrizione accordo di programma (campo della scheda Programma) e la data di arrivo del progetto in RER (campo della scheda avanzamento di un intervento)
- Giorni anticipo scadenza: quanti giorni prima della scadenza inviare la notifica interna
- Destinatari notifica: a chi inviare la notifica interna
- Oggetto e corpo della email di sollecito da inviare al RUP (questa email NON viene inviata in automatico, ma sempre e solo attraverso una operazione manuale)
Una volta configurati i parametri, dalla scheda di un programma sottoposto al processo sarà possibile visualizzare un report che mostrerà tutti gli interventi con la Data di arrivo progetto in RER non indicata o preventiva, gli eventuali solleciti inviati (e quando) e le informazioni relative al processo (ad esempio, quanti giorni mancano alla scadenza per quel particolare programma). Da questo report è possibile inviare l'email del sollecito (il cui testo è parametrizzabile) ai vari RUP (i solleciti vengono memorizzati nella scheda intervento, così da poter visualizzare tutti i solleciti inviati).
In prossimità della scadenza, precisamente 1, 4, 9 e 13 giorni prima della data di scadenza, viene inviata una email interna col contenuto del report; i destinatari sono configurabili nella pagina dei parametri.
Un'altra caratteristica del processo, una volta avviato su un programma, è quello di fornire una sorta di avviso al RUP che compila una scheda aggiornamento dati: sotto al campo Data arrivo progetto in RER viene mostrata una dicitura che indica quale è la data limite entro la quale inviare il progetto; tale data (che è la stessa che compare anche nel report) è calcolata con la formula: <data sottoscrizione accordo (da scheda programma)> + <giorni per invio progetto (da pagina parametri)>.